Säännöt ja tietosuoja

Fyysikkoalumni ry:n säännöt

1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Fyysikkoalumni, Fysikeralumni, myöhemmin näissä säännöissä yhdistys. Kansainvälisissä yhteyksissä voidaan käyttää epävirallista englanninkielistä nimeä Physics Alumni of Aalto University. Yhdistyksen kotipaikka on Espoon kaupunki.

2. Tarkoitus ja toiminnan laatu

Yhdistyksen tarkoituksena on yhdistää Aalto-yliopiston ja Teknillisen korkeakoulun, jatkossa TKK, teknillisen fysiikan koulutusohjelmasta sekä teknillisen fysiikan ja matematiikan koulutusohjelmasta (mukaan lukien niiden edeltäjät ja seuraajat) valmistuneita henkilöitä, ajaa heidän yleisiä ja yhtäläisiä ammatillisia etujaan sekä innostaa heitä seuraamaan ammatillisia ja yleisiä yhteiskunnallisia kysymyksiä sekä edistää yleisesti teknillisen fysiikan ja matematiikan tutkimusta ja kehitystä.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys:

• järjestää kokouksia, juhlia ja opintoretkiä;
• järjestää ammatillisiin kysymyksiin, korkeakoulumaailmaan, ja yhteiskunnallisiin kysymyksiin liittyviä keskustelu- ja tiedotustilaisuuksia;
• opastaa uusia jäseniään perehtymään ammattiyhteisöön ja sen ilmapiiriin sekä selviytymään työelämässä ilmenevistä ongelmista;
• pitää yhteyttä Fyysikkokilta ry:hyn, myöhemmin Fyysikkokilta, ja sen jäseniin, alan muihin ammatillisiin järjestöihin ja yrityksiin;
• myöntää stipendejä yhdistyksen tarkoituksen mukaisesti, kuitenkin vain poikkeustapauksissa jäsenilleen.

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi järjestää illanviettoja, huvitilaisuuksia ja talkoita, myydä kannatustuotteita jäsenistölleen sekä vastaanottaa lahjoituksia ja testamentteja. Lisäksi se kerää jäsenmaksuja.

Yhdistyksen virallinen kieli on suomi.

3. Jäsenet

Yhdistykseen varsinaiseksi jäseneksi hyväksytään Aalto-yliopiston tai TKK:n teknillisen fysiikan koulutusohjelmasta sekä teknillisen fysiikan ja matematiikan koulutusohjelmasta (sekä niiden edeltäjistä ja seuraajista) valmistuneita henkilöitä. Jäsenet hyväksyy sille osoitetusta hakemuksesta yhdistyksen hallitus.

Perustellusta syystä yhdistyksen kokous voi hyväksyä varsinaisiksi jäseniksi myös muita henkilöitä vähintään 3/4 enemmistöllä. Kyseiset henkilöt voidaan hyväksyä hallitukselle osoitetusta hakemuksesta. Henkilöiden tulee olla hallituksen kokoukselle esittämiä ja erikseen mainittuina kokouskutsussa.

Yhdistyksen ulkojäseneksi voidaan hyväksyä kuka tahansa yhdistyksen toiminnasta kiinnostunut henkilö, joka ei täytä varsinaisen jäsenyyden ehtoja. Ulkojäsenet hyväksyy sille osoitetusta hakemuksesta yhdistyksen hallitus.

Yhdistyksen varsinainen jäsen tai ulkojäsen voi hakeutua ainaisjäseneksi suorittamalla vuosikokouksen määräämän ainaisjäsenmaksun. Hallitus vahvistaa ainaisjäsenyyden.

Yhdistyksen yhteisöjäseneksi voidaan hyväksyä oikeuskelpoinen yhteisö, joka aktiivisesti edesauttaa tai tukee yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa. Yhteisöjäsenyyden myöntämisestä päättää yhdistyksen hallitus.

4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.

Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

Ainaisjäseneksi hyväksytty yhdistyksen jäsen on vapaa tulevien vuosien jäsenmaksusta. Muilta osin ainaisjäsenen eroaminen ja erottaminen käsitellään kuten jäsenen eroaminen ja erottaminen yleensä. Jos ainaisjäsen eroaa tai erotetaan, ainaisjäsenmaksua ei palauteta.

5. Liittymis- ja jäsenmaksu

Varsinaisilta jäseniltä ja ulkojäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous.

Vuosikokous päättää myös ainaisjäsenyyteen oikeuttavan ainaisjäsenmaksun suuruuden sekä yhteisöjäsenmaksun, joka peritään vuosittain yhteisöjäseniltä.

6. Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja kahdesta kuuteen (2-6) muuta jäsentä. Hallituksen jäsenistä vähintään puolet puheenjohtaja mukaan lukien tulee olla yhdistyksen varsinaisia jäseniä.

Fyysikkokillalla on oikeus ehdottaa hallitukseen jäseniä.

Hallitus valitsee jäsenistään yhden varapuheenjohtajaksi.

Hallitus ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja yksin. Lisäksi nimen kirjoittaa kaksi hallituksen jäsentä yhdessä.

8. Tilikausi ja tilintarkastus

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajille/tilintarkastajille viimeistään kolme (3) viikkoa ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajien/tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen vuosikokousta hallitukselle.

9. Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä tammi-huhtikuussa.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen varsinaisista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä ja yhteisöjäsenellä yksi ääni. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

Ulkojäsenillä on yhdistyksen kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus mutta ei äänioikeutta.

Fyysikkokillalla on oikeus nimittää yksi (1) edustaja, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus yhdistyksen kokouksissa.

10. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään kaksitoista (12) vuorokautta ennen kokousta

• jäsenille postitetulla sähköpostilla, tai jos jäsen ei ole ilmoittanut sähköpostiosoitetta, niin kirjeellä, ja julkisella ilmoituksella yhdistyksen www-sivuilla, taikka
• kaikille jäsenille postitetulla kirjeellä.

11. Vuosikokous

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnan/tilintarkastajien lausunto
6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä varsinaisten jäsenten ja ulkojäsenten liittymis- ja jäsenmaksun ja ainaisjäsenmaksun sekä yhteisöjäsenmaksun suuruus
8. vahvistetaan hallituksen jäsenten määrä
9. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet kokouksen ja Fyysikkokillan ehdotusten pohjalta
10. valitaan kaksi toiminnantarkastajaa tai tilintarkastajaa ja heille kaksi varatoiminnantarkastajaa tai varatilintarkastajaa
11. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

12. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa peräkkäisessä kokouksessa, joiden välillä on vähintään kolmekymmentä (30) päivää. Kokouskutsuissa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat kokonaisuudessaan seuraavan mukaisessa järjestyksessä:

1. Luovutetaan Fyysikkokillalle, jos se on olemassa
2. Luovutetaan Aalto-yliopiston stipendirahastolle, ehdolla, että
   * se on olemassa ja
   * varat käytetään mikäli mahdollista Aalto-yliopiston teknillisen fysiikan ja matematiikan koulutusohjelman opiskelijoiden stipendeihin
3. muuhun yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen liittyvään toimintaan jälkimmäisen yhdistyksen purkautumisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla.

Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään varat samaan tarkoitukseen.

Nämä säännöt on hyväksytty yhdistyksen kahdessa peräkkäisessä kokouksessa 8.4.2013 ja 17.8.2013.

Fyysikkoalumni ry:n tietosuoja käytännöt

TIETOSUOJASELOSTE – JÄSENREKISTERI

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laatimispäivämäärä 21.1.2019.

1. Rekisterinpitäjä

Fyysikkoalumni ry, Y-tunnus: 2734110-4

2. Rekisterinpitäjän edustaja

Hallituksen puheenjohtaja

3. Rekisterinhoitaja

Hallituksen rahastonhoitaja ja jäsenrekisterivastaava

4. Rekisterin nimi

Fyysikkoalumnin jäsenrekisteri

5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on lakisääteinen velvoite.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää yhdistyksen jäsenten yhteystietoja.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä pidetään tietoja jäsenen täydellisestä nimestä, kotikunnasta, sähköpostiosoitteesta, puhelinnumerosta, postiosoitteesta, valmistumis- ja liittymisvuosista sekä työurasta ja harrastuksista. Myös tiedot jäsenmaksujen maksamisesta kirjataan rekisteriin.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään jäseneltä itseltään tai tämän jäsenhakemuksesta.

8. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan vain Fyysikkoalumni ry:n hallituksen jäsenille.

Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja kolmansille osapuolille eikä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internetpalvelimilla (Drop Box), jonne on pääsyoikeus yhdistyksen hallituksen jäsenillä. Jäsenien sähköpostiosoitteet tallennetaan myös netissä ylläpidettävälle lähetyslistalle, jonne on käyttäjätunnukset yhdistyksen hallituksen jäsenillä.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

Tarkastusoikeuden käyttäminen kohtuullisissa määrin on maksutonta.

Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti omakätisesti allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle, -hoitajalle tai yhdistyksen hallitukselle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Fyysikkoalumnin jäseniä. Yhdistyksestä eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.

Erikoistilanteessa rekisteröidyn tietoja voidaan pitää rekisterissä myös pidempään. Tällöin pidentämisen syy ilmoitetaan rekisteröidylle.

12. Jäsentietojen käyttö Fyysikkoalumnin tapahtumiin ilmoittauduttaessa

Fyysikkoalumnin järjestämissä tapahtumissa pidetään rekisteriä tapahtumiin ilmoittautuneista jäsenistä. Nämä tiedot hävitetään tapahtuman päättymisen jälkeen.

JÄSENREKISTERISELOSTE 21.1.2019

Henkilötietolaki (523/99) 10 §

• Rekisterinpitäjä

Fyysikkoalumni ry

Y-tunnus: 2734110-4

• Rekisterinpitäjän edustaja

Hallituksen puheenjohtaja

• Rekisterinhoitaja

Hallituksen rahastonhoitaja ja jäsenrekisterivastaava

• Rekisterin nimi

Fyysikkoalumni ry:n jäsenrekisteri

• Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yhdistyslain 11 §:ssä tarkoitettu jäsenluettelo yhdistyksen jäsenistä.

• Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä pidetään tietoja jäsenen täydellisestä nimestä, kotikunnasta, sähköpostiosoitteesta, puhelinnumerosta, postiosoitteesta, valmistumis- ja liittymisvuosista sekä työurasta ja harrastuksista. Myös tiedot jäsenmaksujen maksamisesta kirjataan rekisteriin.

• Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Jäseneltä itseltään / jäsenhakemuksesta.

• Tietojen säännönmukainen luovuttaminen

Tietoja luovutetaan vain Fyysikkoalumni ry:n hallituksen jäsenille

• Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja kolmansille osapuolille eikä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

• Tietojen suojaus

Tietoja säilytetään Excel-tiedostossa Drop Box -palvelussa, jonne on pääsyoikeus yhdistyksen hallituksen jäsenillä. Jäsenien sähköpostiosoitteet tallennetaan myös netissä ylläpidettävälle lähetyslistalle, jonne on käyttäjätunnukset yhdistyksen hallituksen jäsenillä.

• Tarkastusoikeus

Fyysikkoalumni ry:n jäsenrekisteriin merkityillä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja

henkilörekisteriin on tallennettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta. Tarkastuspyyntö on toimitettava kirjallisena tämän rekisteriselosteen alussa mainitulle rekisterinhoitajalle tai yhdistyksen hallitukselle, ja pyyntö on allekirjoitettava omakätisesti. Tarkastuspyynnön johdosta luovutettavat tiedot annetaan kirjallisesti ja toimitetaan postitse kyseisen henkilön ilmoittamaan osoitteeseen.